11. Aug. 2025 13 min read 2025

Die "Checkliste" - Allgemeine Geschäftsbedingungen für den Gutscheinverkauf in der Gastronomie aka „Gute Kommunikation“

Sie haben uns RUHM & REICHTUM versprochen, es wurden ARBEIT & AGB'S

Wer Gutscheine für seine Gastronomie verkaufen will, kommt um klare Regelungen und Geschäftsbedingungen nicht herum. Das ist wichtig und sinnvoll, um dir viel Gerede im hektischen Service zu ersparen. Aber auch rechtlich und steuerlich ist es wichtig, um die richtigen Abgrenzungen zu treffen. Im Idealfall definierst du das gleich in guten Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Ich habe mal zusammengetragen, was ich aktuell für relevant halte, hier bedacht zu werden.

Kerninhalte: Was du unbedingt in der Kommunikation und den „Geschäftsbedingungen“ bedenken solltest. Um einen reibungslosen Gutscheinverkauf zu gewährleisten, solltest du die „Spielregeln“ für den Umgang mit dem Gutschein präzise in den AGB definieren.

Einlösebedingungen: Einlöseort: Kläre eindeutig, wo der Gutschein eingelöst werden kann (z.B. nur in einem bestimmten Lokal oder in mehreren Lokalen, ausschließlich online oder auch vor Ort). Hier sehe ich für den Kunden eine wichtige, aber nicht immer verständliche Abgrenzung zwischen Lokal und Onlineshop. Du möchtest z.B. primär Gutscheine für den Verzehr im Lokal verkaufen, diese aber auch online anbieten. Daher muss klar sein, wenn ein Kunde einen Gutschein kauft: Gilt er im Lokal? Im Online-Shop? Oder in beiden? (Ich habe noch kein System gefunden, das problemlos in beiden funktioniert.) Außerdem überlege ich, den Gutscheinverkauf für die Bar und den Verzehr vor Ort anfangs online auch mal mit Rabattcodes zu gestalten. Dies ist möglich, es muss aber klar sein, dass die Gutscheine nicht im Online-Shop gelten und der Code nur für den Onlineverkauf gilt – andernfalls würdest du einen „Money Glitch“ kreieren.

Leistungsumfang: Präzisiere, für welche Produkte oder Dienstleistungen der Gutschein gilt. Sind bestimmte Leistungen, wie z.B. alkoholische Getränke oder spezielle Events, ausgeschlossen, muss dies klar benannt werden.

Kombinierbarkeit: Lege fest, ob mehrere Gutscheine pro Bestellung eingelöst werden können oder ob eine Kombination mit anderen Rabatten oder Werbeaktionen zulässig ist.

Übertragbarkeit: Grundsätzlich sind Gutscheine übertragbar, es sei denn, sie sind explizit auf eine bestimmte Person ausgestellt und die zu erbringende Leistung ist personengebunden. Für dich als Gastronom ist es ratsam, klarzustellen, ob der Gutschein von jeder Person eingelöst werden kann, die ihn vorlegt, da dies der Regelfall ist und die Handhabung vereinfacht.

Barauszahlung und Restguthaben: Ein gesetzlicher Anspruch auf Barauszahlung des Gutscheinwerts besteht in der Regel nicht, es sei denn, es handelt sich um einen Wertgutschein, der nur teilweise eingelöst wurde und der Kunde den Restbetrag einfordert. Du bist nicht verpflichtet, abgelaufene Gutscheine in bar zu erstatten. Es ist jedoch eine Frage der Kulanz, ob du dies aus Gründen der Kundenbindung dennoch anbietest. Regele klar, was mit Restguthaben geschieht. Üblich ist, dass ein Restbetrag auf dem Gutschein vermerkt und für zukünftige Einkäufe genutzt werden kann. Eine Barauszahlung des Restbetrags ist, sofern nicht anders vereinbart, ausgeschlossen.

Verlust, Diebstahl oder Missbrauch: Bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung des Gutscheins trägt in der Regel der Kunde das Risiko, und ein Ersatz wird meist nicht geleistet. Dies solltest du transparent kommunizieren, da Gutscheine oft wie Bargeld behandelt werden sollten. Unerlaubte Vervielfältigung oder Missbrauch kann zur sofortigen Ungültigkeit des Gutscheins führen und rechtliche Schritte nach sich ziehen.

Gültigkeitsdauer von Gutscheinen: Gesetzliche Fristen und zulässige Ausnahmen

Die Gültigkeitsdauer von Gutscheinen ist ein zentraler Aspekt, der sowohl für dich als Gastronom als auch für Verbraucher von großer Bedeutung ist.

Regelfrist: In Deutschland sind Gutscheine grundsätzlich 3 Jahre lang gültig. Dies ist die gesetzliche Verjährungsfrist nach § 195 BGB.

Beginn der Frist: Die Verjährungsfrist beginnt nicht am Tag des Gutscheinkaufs, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Gutschein ausgestellt wurde. Ein Gutschein, der beispielsweise am 14. Februar 2023 gekauft wurde, ist somit bis zum 31. Dezember 2026 gültig.

Zulässige kürzere Fristen: Kürzere Gültigkeitsfristen sind in Ausnahmefällen zulässig, wenn sie angemessen und nachvollziehbar sind und den Verbraucher nicht unangemessen benachteiligen.

Beispiele für zulässige kürzere Fristen:

Gutscheine für zeitlich begrenzte Events oder saisonale Angebote (z.B. ein Gutschein für ein spezifisches Menü, das nur für einen bestimmten Zeitraum angeboten wird, oder für eine Veranstaltung an einem festen Datum). Hier ergibt sich die Einlösefrist aus der Natur der Leistung.
Kostenlose Rabatt-Coupons oder Aktionsgutscheine (Gratisgutscheine): Für diese kannst du die Gültigkeitsdauer frei festlegen, solange die Kommunikation nicht irreführend ist.
Dienstleistungsgutscheine (z.B. für eine spezifische Massage oder Behandlung): Hier kann eine kürzere Befristung eher gerechtfertigt sein, da der Wert der Dienstleistung mit zunehmendem Zeitablauf steigen kann.

Konsequenzen bei unangemessen kurzer Frist: Wird eine festgelegte Frist als unangemessen kurz eingestuft (z.B. 3-6 Monate oder oft auch 12 Monate für allgemeine Wertgutscheine), ist diese Klausel unwirksam. In diesem Fall greift automatisch die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren.

Transparenz ist entscheidend: Um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden, solltest du das Ablauf- und Ausstellungsdatum immer klar auf dem Gutschein festhalten und den Käufer explizit darauf hinweisen.

Das Gutschein-Kind beim richtigen Namen nennen: Praktische Auswirkungen der Unterscheidung und Kennzeichnungspflichten

Die korrekte Unterscheidung zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen ist für die Umsatzsteuerabführung von entscheidender Bedeutung und kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben, insbesondere bei Änderungen der Steuersätze oder bei nicht eingelösten Gutscheinen.

Kennzeichnungspflichten: Die Finanzverwaltung empfiehlt dringend, Gutscheine sichtbar als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein zu kennzeichnen. Dies schafft Klarheit für alle Beteiligten und eine Vertrauensbasis.

Empfohlene Pflichtangaben auf dem Gutschein:

Einzweckgutschein: Eindeutige Kennzeichnung als „Einzweckgutschein“, Name des leistenden Unternehmers (z.B. deines Restaurants), Leistungsort (konkreter Einlöseort oder Region), Leistungsgegenstand (z.B. „Wertgutschein für Speisen zum Mitnehmen“ oder „Gutschein für ein 3-Gänge-Menü“).
Mehrzweckgutschein: Eindeutige Kennzeichnung als „Mehrzweckgutschein“, Name des leistenden Unternehmers, Leistungsort(e) (falls konkret bestimmbar), Leistungsgegenstand/Gegenstände (z.B. „Wertgutschein“ oder „Gutschein für Speisen, Getränke oder Übernachtung“).
Nicht eingelöste Gutscheine: Bei Einzweckgutscheinen, die nicht eingelöst werden, kann die bereits bei Ausgabe abgeführte Umsatzsteuer nicht korrigiert werden. Dies bedeutet, du hast die Steuer auf einen Umsatz gezahlt, der nie realisiert wurde. Bei Mehrzweckgutscheinen entsteht die Steuer erst bei Einlösung, sodass bei Nicht-Einlösung keine Umsatzsteuer anfällt.

MwSt „Erklärung“ - Fehlt das, bekommst du viele Anfragen zu „falschen“ Rechnungen.

Da Gutscheine oft auch gewerblich gekauft werden (als Geschenk für Geschäftspartner), sollte eindeutig erklärt sein, ob der Käufer hierfür eine Rechnung mit MwSt bekommt oder ob das, im Falle von Mehrzweckgutscheinen, nur ein Beleg oder eine Quittung über den Erhalt sein darf. Mehrzweckgutscheine werden wie folgt verkauft und eingelöst: Der Umsatz für dein Unternehmen (und die damit verbundene Umsatzsteuer) entsteht erst im Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheins. Der Prozess in der Buchhaltung und in der Praxis sieht so aus:

Beim Verkauf des Gutscheins: Du verbuchst den erhaltenen Geldbetrag auf der Passivseite deiner Bilanz. Das Geld wird als „Verbindlichkeit aus Gutscheinen“ erfasst. Das bedeutet, du schuldest dem Kunden noch eine Leistung. Es ist kein Umsatz. Du stellst keine Rechnung aus. Ein einfacher Verkaufsbeleg oder eine Quittung über den Erhalt des Geldes ist ausreichend.

Beim Einlösen des Gutscheins: Der Kunde kommt in dein Lokal und zahlt mit dem Gutschein. In diesem Moment erbringst du die Leistung (die Bewirtung) und erst jetzt wird der Umsatz generiert. Du verbuchst den Gutscheinwert als Erlös (Umsatz), und die Umsatzsteuer wird fällig und abgeführt. Du stellst eine korrekte Rechnung über die Bewirtungsleistung aus, die dann auch die gesetzliche Umsatzsteuer enthält. Der Gutschein fungiert hierbei als ein Zahlungsmittel wie Bargeld oder eine EC-Karte.

Wichtige Abgrenzungen zu E-Geld-Aspekte: Gutscheinverkauf und das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)

Ich habe schon darüber geschrieben, dass, wenn du Gutscheine online/digital für mehrere Betriebe, Lokale, Orte verkaufst, du große Gefahr läufst, E-Geld herauszugeben, was Anmeldungen bei der BaFin erfordert, hohe Kosten oder Strafen erzeugt. Hier gibt es einen Extra-Text. Stelle sicher, dass du mit den Formulierungen auf deinen Gutscheinen und in den Geschäftsbedingungen klarstellst, dass du kein E-Geld herausgibst.

Kommunikation deiner AGB beim Vor-Ort-Verkauf

Wie müssen die AGB kommuniziert werden?

Für den Vor-Ort-Verkauf von Gutscheinen ist die wirksame Kommunikation der AGB von großer Bedeutung, auch wenn die Anforderungen hier weniger formalisiert sind als im Online-Handel. Die Einlösebedingungen sind AGB und müssen dem Kunden vor Vertragsabschluss in zumutbarer Weise zur Kenntnis gebracht werden.

Dies kannst du durch verschiedene Maßnahmen erreichen:

Aushang: Die AGB können an einer gut sichtbaren und leicht zugänglichen Stelle in deinem Restaurant ausgehängt werden, z.B. an der Kasse, am Eingang oder in der Nähe des Gutscheinverkaufs.
Auslage: Die AGB können in gedruckter Form zur Mitnahme bereitliegen.
Mündlicher Hinweis: Du solltest den Kunden beim Kauf des Gutscheins auf die Geltung der AGB hinweisen und anbieten, diese einzusehen.
Verweis auf Website: Ein Hinweis auf die vollständigen AGB auf deiner Unternehmenswebsite kann ergänzend erfolgen, ersetzt aber nicht die Notwendigkeit der Kenntnisnahme vor Ort, es sei denn, der Vertrag wird ausschließlich online geschlossen.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Kunde die Möglichkeit hat, die Bedingungen zur Kenntnis zu nehmen, bevor er den Gutschein kauft.

Was muss auf dem Gutschein selbst stehen?

Der Gutschein selbst sollte die wichtigsten Informationen enthalten, da er oft als Geschenk weitergegeben wird und der spätere Einlöser möglicherweise keinen direkten Kontakt zu dir hatte. Unabhängig von der Form sollte der Gutschein schriftlich abgefasst sein.

Unabdingbare Angaben auf dem Gutschein sind:

Aussteller: Der Name deines Restaurants oder deines Unternehmens, das den Gutschein ausgestellt hat. Dies ist entscheidend, damit der Gutscheininhaber weiß, wo der Gutschein gültig ist.
Gutscheinwert: Der monetäre Wert des Gutscheins. Bei Gutscheinen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen muss diese Leistung so genau wie möglich beschrieben werden.
Steuerlich korrekte Kennzeichnung: Mehrzweck- oder Einzweck-Gutschein?
Ausstellungsdatum: Dies ist essenziell für die Bestimmung der Gültigkeitsdauer.
Gültigkeitsdauer (falls abweichend von 3 Jahren): Wenn eine kürzere, zulässige Frist festgelegt wird, muss diese klar auf dem Gutschein vermerkt sein, z.B. „Gültig bis TT.MM.JJJJ“.
Hinweis auf AGB: Ein klarer Verweis auf die geltenden AGB, z.B. „Für die Einlösung dieses Gutscheins gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), einsehbar unter [deine Website] oder vor Ort“.
Gutscheinnummer/QR-Code/PIN: Zur eindeutigen Identifizierung und Einlösung des Gutscheins.
Hinweis auf Übertragbarkeit (falls eingeschränkt): Falls der Gutschein nicht übertragbar ist, muss dies explizit vermerkt sein.

Was darf als „Hülle“ oder zusätzliche Information mitgegeben werden?

Zusätzliche Informationen, die dem Gutschein beigefügt werden, können die Kundenfreundlichkeit erhöhen, müssen aber sorgfältig gestaltet werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Informationsblätter: Eine separate Beilage kann detailliertere Informationen zu den Einlösebedingungen, Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten oder spezifischen Angeboten enthalten. Dies ist besonders nützlich, wenn der Platz auf dem Gutschein begrenzt ist.
Anfahrtsbeschreibungen oder Menüausschnitte: Diese können den Wert des Gutscheins als Geschenk erhöhen und dem Beschenkten die Nutzung erleichtern.
Widerrufsbelehrung: Bei Fernabsatzverträgen (z.B. Online-Kauf mit Abholung vor Ort) muss eine Widerrufsbelehrung beigefügt werden.
Vorsicht bei wichtigen Codes: Es ist entscheidend, dass der eigentliche Einlösecode oder andere kritische Informationen nicht auf einer leicht zu entsorgenden „Hülle“ oder Begleitkarte platziert werden, die vom Kunden versehentlich weggeworfen werden könnte. Ein Beispiel hierfür ist der „Wunschgutschein“, bei dem der Einlösecode auf der Grußkarte statt auf dem eigentlichen Gutscheinkärtchen war, was zu Problemen führte. Alle essenziellen Informationen, die für die Einlösung des Gutscheins notwendig sind, müssen direkt auf dem Gutschein selbst oder auf einem untrennbaren Bestandteil des Gutscheins angebracht sein, um den Verlust des Gutscheinwerts zu verhindern.

AGB beim Online-Verkauf

Was sollte in den allgemeinen AGB definiert werden?

Der Online-Verkauf von Gutscheinen erfordert eine umfassende und rechtssichere Gestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) deines Online-Shops. Obwohl es keine gesetzliche Pflicht für AGB gibt, sind sie ein unverzichtbares Instrument, um die Informationspflichten gegenüber Verbrauchern zu erfüllen und den Vertragsschluss zu regeln.

Die AGB für deinen Online-Shop sollten grundsätzlich folgende Punkte abdecken:

Geltungsbereich und Vertragspartner: Klare Definition, für wen die AGB gelten und wer die Vertragsparteien sind.
Vertragsschluss: Beschreibung des Bestellprozesses in deinem Online-Shop und des Zeitpunkts des Vertragsschlusses.
Preise und Zahlungsbedingungen: Angaben zu Preisen, Mehrwertsteuer und akzeptierten Zahlungsmethoden.
Lieferung und Versandkosten: Informationen zur Lieferung der Gutscheine (z.B. per E-Mail als PDF, per Post) und anfallenden Versandkosten.
Widerrufsrecht: Eine umfassende Widerrufsbelehrung für Verbraucher, da Gutscheinkäufe in der Regel dem gesetzlichen Widerrufsrecht von 14 Tagen unterliegen. Ausnahmen bestehen für Gutscheine, die für Leistungen zu einem bestimmten Termin eingelöst werden können (z.B. Eventtickets).
Einlösbarkeit, Übertragbarkeit, Gültigkeitsdauer: Diese spezifischen Gutscheinbedingungen sollten idealerweise in einem eigenen Abschnitt innerhalb der allgemeinen AGB detailliert geregelt werden.
Verlust, Missbrauch: Regelungen zum Umgang mit verlorenen oder missbräuchlich verwendeten Gutscheinen.
Haftung: Allgemeine Haftungsregelungen des Unternehmers.
Datenschutz: Eine Datenschutzerklärung, die über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten informiert.
Rechtswahl und Gerichtsstand: Festlegung des anwendbaren Rechts und des Gerichtsstandes.
Die AGB müssen klar und verständlich sein, dürfen keine benachteiligenden Klauseln enthalten und der Kunde muss ihnen ausdrücklich zustimmen. Die Einbindung erfolgt typischerweise durch einen deutlichen Hinweis auf der Bestellseite und eine anklickbare Verlinkung, oft in Kombination mit einer Checkbox zur Bestätigung der Kenntnisnahme.

Wann reicht es aus, spezielle AGB oder Hinweise direkt im Artikel oder auf der Produktseite zu nennen?

Die Integration von Gutscheinbedingungen in die allgemeinen AGB ist der Regelfall und bietet die größte Rechtssicherheit. Es kann jedoch Situationen geben, in denen zusätzliche oder spezifische Hinweise direkt auf der Produktseite oder im Artikel sinnvoll sind.

Spezifische Einlösebedingungen: Wenn ein Gutschein für eine sehr spezifische Leistung oder ein bestimmtes Produkt gilt, dessen Bedingungen von den allgemeinen Gutschein-AGB abweichen (z.B. „Gutschein nur für vegane Speisen“, „Gültig nur dienstags bis donnerstags“), sollten diese Besonderheiten direkt auf der Produktseite oder im Artikel klar und deutlich kommuniziert werden. Dies erhöht die Transparenz und vermeidet Enttäuschungen beim Kunden.
Kurze Gültigkeitsdauern: Bei zulässig kurzen Gültigkeitsdauern (z.B. für saisonale Angebote oder Events) muss der Hinweis auf die Befristung prominent auf dem Gutschein selbst und idealerweise auch auf der Produktseite erfolgen.
Versandkostenregelungen: Wenn die Einlösung eines Gutscheins die Berechnung von Versandkosten beeinflusst (z.B. wenn der Gutscheinwert unter die Schwelle für kostenlosen Versand fällt), muss dies in den Bedingungen klar kommuniziert werden.
Ergänzung, nicht Ersatz: Diese produktspezifischen Hinweise sollten die allgemeinen AGB ergänzen und nicht ersetzen. Die umfassenden rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. Widerrufsrecht, Haftung) bleiben Teil der allgemeinen AGB deines Online-Shops. Es ist entscheidend, dass die Kunden die Möglichkeit haben, die vollständigen AGB vor dem Kauf einzusehen und zu akzeptieren.
Die Erstellung von AGB sollte nicht durch einfaches Kopieren erfolgen, da diese stets individuell an dein Geschäftsmodell angepasst sein müssen, um Abmahnungen zu vermeiden.

Schlussfolgerungen

Der Verkauf von Gutscheinen in der Gastronomie ist ein zweischneidiges Schwert: Er bietet erhebliche Chancen zur Umsatzsteigerung und Kundenbindung, birgt aber auch komplexe rechtliche und steuerliche Herausforderungen. Eine fundierte Kenntnis und strikte Einhaltung der relevanten Vorschriften sind unerlässlich, um teure Abmahnungen, Bußgelder oder Steuernachzahlungen zu vermeiden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) für Gutscheine sind nicht nur eine rechtliche Formalität, sondern ein strategisches Instrument zur Risikominimierung und zur Schaffung von Transparenz. Gut formulierte AGB schützen dich als Gastronom und bieten deinen Kunden klare Regeln, was das Vertrauen stärkt.

Empfehlungen für dich als Gastronom:

Rechtssichere AGB erstellen und kommunizieren: Prüfe die steuerlichen Aspekte deiner Gutscheine mit deiner Steuerberatung. Lass deine AGB von einem spezialisierten Rechtsanwalt erstellen, um sie individuell auf dein Geschäftsmodell anzupassen und Abmahnungen zu vermeiden. Stelle sicher, dass die AGB klar und verständlich sind und dem Kunden vor dem Kauf des Gutscheins (sowohl vor Ort als auch online) transparent zur Kenntnis gegeben werden.
Gültigkeitsdauern korrekt festlegen: Halte dich an die gesetzliche Regelfrist von drei Jahren, es sei denn, es gibt einen klaren, sachlichen Grund für eine kürzere Befristung (z.B. saisonale Angebote, spezifische Events). Kommuniziere Ausstellungs- und Ablaufdatum immer klar auf dem Gutschein.
Umsatzsteuerliche Klassifizierung prüfen: Überprüfe regelmäßig die umsatzsteuerliche Klassifizierung deiner Gutscheine (Einzweck- vs. Mehrzweckgutschein) und passe deine Buchhaltung entsprechend an, insbesondere nach Änderungen der Umsatzsteuersätze. Kenne deine Gutscheine entsprechend den Empfehlungen der Finanzverwaltung.
ZAG-Konformität sicherstellen: Prüfe sorgfältig, ob dein Gutscheinsystem unter das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz fällt. Bei Unsicherheiten oder Überschreiten relevanter Umsatzschwellen ist die Konsultation eines auf Finanzaufsichtsrecht spezialisierten Juristen dringend anzuraten, um strafrechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Kundenfreundlichkeit und Kulanz: Auch wenn du rechtlich nicht immer dazu verpflichtet bist, kann die Gewährung von Kulanz (z.B. bei knapp abgelaufenen Gutscheinen) die Kundenbindung erheblich stärken und negative Erfahrungen vermeiden.
Gutschein-Design und -Inhalt: Achte darauf, dass alle relevanten Informationen (Aussteller, Wert, Datum, ggf. Gültigkeitsdauer, Hinweis auf AGB) direkt auf dem Gutschein selbst und nicht auf leicht zu entsorgenden Beilegern angebracht sind.

So. Wenn du den Text bis hierhin geschafft hast, bin ich mir sicher: Du wirst mit geilen Gutscheinen viel Umsatz und Neukunden generieren. Denn du hältst durch :)

Ein wichtiger Haftungsausschluss: Meine Texte hier sollen dich anregen, dich intensiver mit der Materie zu beschäftigen. Für rechtsverbindliche oder steuerrelevante Auskunft wende dich an Rechtsanwälte und/oder Steuerberaterinnen. Ich hafte weder rechtlich noch steuerlich.

Aber: Ich verkaufe sehr gute Drinks in meiner Bar Le Lion. Jeder, was er kann.

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