Ist Deine Unternehmen bereit für die VoP "Verification of Payee" ?

Meine Bar heißt Le Lion. Im Ganzen Le Lion • Bar de Paris. Die Firma, mit der wir Le Lion betreiben, ist die Lion Barbetriebe GmbH.

Ersteres ist unsere Geschäftsbezeichnung. Gäste lieben das. Zweiteres ist unsere Firmierung: Sie steht im Handelsregister, auf dem Bankkonto.

Nach wie vor gehen etliche „Betreiber“ mit der Firmierung und der Geschäfts- beziehungsweise Etablissementbezeichnung sehr lax um. Oft sehe ich Bewirtungsbelege, die nur die Geschäftsbezeichnung enthalten und somit eigentlich auch nicht vorsteuerabzugsfähig sind.

Gerade bei Einzelunternehmen sind die Konstrukte teilweise schlichtweg unverständlich.

"Verification of Payee" ab Oktober 2025: Was sich ändert

Allerdings sollten Unternehmer:innen noch einmal ihre Rechnungen checken: In Kürze, im Oktober 2025, tritt die "Verification of Payee", eine EU-Verordnung, in Kraft.

Viele Banken stellen aktuell bereits um. Ab Oktober sollten deine Rechnungen einen weiteren Hinweis enthalten. Meist ist dies die Firmierung. Aber sollte hier Verwechslungsgefahr bestehen, ist es sinnvoll, gut lesbar und ganz genau den Namen des Zahlungsempfängers anzugeben. Dieser Name, in der Regel die Firmierung, muss wortgleich mit dem bei der Bank eingetragenen Kontoinhaber sein. Denn ab Oktober prüft die Bank bei jeder IBAN-Überweisung den korrekten Zahlungsempfänger.

Nur wenn der Zahlungsempfänger wort- und buchstabengetreu ist, geht die Überweisung durch.

Folgende Punkte solltest du in den nächsten Wochen angehen:

1. Eindeutige Kommunikation auf allen Dokumenten

• Rechnungen und Kassenbelege: Stell sicher, dass auf allen offiziellen Dokumenten, insbesondere Rechnungen und Bewirtungsbelegen, die vollständige und korrekte Firmierung (oder bei Nicht-Kaufleuten der vollständige bürgerliche Name) und die korrekte Bankverbindung mit dem exakten Kontoinhabernamen (wie bei der Bank hinterlegt) klar ersichtlich ist.
• Online-Präsenz und Social Media: Obwohl nicht direkt zahlungsrelevant, sollte auch hier die offizielle Firmierung oder der bürgerliche Name im Impressum korrekt und vollständig angegeben sein. Wenn Kunden zahlen wollen und nicht sicher sind, werden sie deine Firmierung im Impressum checken.
• Angebote und Lieferscheine: Auch wenn hier keine unmittelbare Zahlung erfolgt, sollten die korrekten Unternehmensdaten durchgängig verwendet werden.

2. Abgleich mit der Bank

• Kontoinhabername prüfen: Geh auf deine Bank zu und überprüfe, wie dein Kontoinhabername dort exakt hinterlegt ist. Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) ist das in der Regel die vollständige Firmierung (z.B. „Lion Barbetriebe GmbH“). Bei Einzelunternehmen ist es der bürgerliche Name (z.B. „Max Mustermann“).
• Namenszusätze: Kläre, ob bei einer UG der Zusatz „(haftungsbeschränkt)“ zwingend im Kontoinhabernamen stehen muss, wenn er auch in der Firmierung so geführt wird. Dies ist ein potenzieller Stolperstein, wie du es bereits angemerkt hast; es könnte Abweichungen zwischen Banken geben.
• Korrektur bei Abweichungen: Sollte der bei der Bank hinterlegte Name nicht exakt der von euch auf Rechnungen verwendeten Firmierung/dem Namen entsprechen, lass dies umgehend anpassen.

3. Zahlungsanbieter „checken“

• Dein Payment-Anbieter: In unserem Fall werden alle elektronischen Zahlungen von Lightspeed Payments abgewickelt und jeden Tag auch auf unsere Konten überwiesen. Diese Zahlungsanbieter sind oft große, multinationale Konzerne. Änderungen dauern. Stelle sicher, dass diese bei ihren Überweisungen die korrekte Firmierung haben, sonst gehen die Überweisungen ab dem Tag der VoP Aktivierung bei deiner Hausbank wieder zurück.

4. Information der Kunden/Lieferanten

• Vermeidung von Rückläufern: Kommuniziere die Wichtigkeit des exakten Namensabgleichs gegebenenfalls proaktiv an eure Großkunden oder Stammkunden, die dir größere Beträge überweisen. Ein kleiner Hinweis auf der Rechnung oder im Anhang kann hier helfen, dass die korrekten Daten verwendet werden.
• Schulung der Mitarbeiter (falls relevant): Mitarbeiter, die Rechnungen oder Belege ausstellen, müssen über die korrekten Namensangaben und deren Wichtigkeit informiert sein. Dies gilt auch für Mitarbeiter, die auf Anfragen von Kunden bezüglich der Kontodaten antworten.

5. Umgang mit Bestandsdokumenten

• Überprüfe, ob du noch alte Rechnungsvorlagen oder Geschäftspapiere verwendest, die möglicherweise nicht die exakten Angaben enthalten. Pass diese rechtzeitig an.

Machen wir uns nichts vor: Der viel gepriesene Bürokratieabbau wird nicht kommen. Auch die neue Regierung macht hier lediglich Augenwischereien. Wer weiterhin sein Geld zeitnah bekommen möchte, sollte die oben genannten Punkte checken.