Mein Prozess: Online Verkauf von Lightspeed Gastro Gutscheinkarten via Shopify.

Mein Prozess: Online Verkauf von Lightspeed Gastro Gutscheinkarten via Shopify.

Vorab: Falls du als Unternehmer einfach nur wenig Arbeit mit Gutscheinen haben möchtest, ist dieser Text nicht für dich. Ich schreibe hier über meinen noch aufwendigen Prozess, Gutscheine als Marketing-Tool zu nutzen, um meine Bar zu füllen.

Aktuell läuft mein Gutscheinkarten-Test in meiner Bar Le Lion. Ich verkaufe physische „Karten“ über unseren Shopify Webshop. Die Karten kommen aber aus dem Lightspeed Kassensystem. Eine funktionierende Schnittstelle zwischen den beiden Systemen gibt es meines Wissens nicht. Wie so oft.

Es gibt verschiedene Methoden und Macharten, Mehrzweck- oder Einweggutscheine für sein Unternehmen zu verkaufen: Ein ausgedruckter Zettel, eine Gutscheinkarte, ein QR-Code, eine Wallet-Karte für dein Smartphone. Dutzende.

Ich möchte einen Impuls schaffen, dass Gäste Gutscheine verschenken. Ich möchte quasi Gäste mein Marketing machen lassen. Sie bringen Gäste, ihre Freunde und Liebsten, in meine Bar beziehungsweise schenken ihnen einen Impuls. Ich glaube, dass ein „haptisches“ Erlebnis hierfür hochwertiger ist.

Ich bin bereit, für diese Form des Marketings zu investieren: Geld, Zeit. Und Aufwand. Hier ist der aktuelle Prozess. Er muss verbessert werden.

Online Verkauf. Ein kleiner Rant an Kassenanbieter:

Wenn ich kein Wallet Produkt oder Online-QR-Code verkaufen will, sondern physisch verschicken, sind fast alle aktuellen Gastro POS-Kassenanbieter auf dem Deutschen Markt kein idealer Partner. Auch Lightspeed nicht. Die Lösungen sind aktuell nicht vorhanden oder nicht zu Ende gedacht. Geschweige denn rechtssicher.

Da ich mit meiner Firma Trinkabenteuer.de in den letzten Jahren gute Erfahrungen mit Shopify gemacht habe und die Webseite des Le Lion aus diesem Grund sowieso schon als Shopify-Setup läuft, habe ich mich für ein Setup aus Lightspeed und Shopify entschieden.

Beide Systeme behaupten von sich, dass sie „Komplettlösungen“ sind und man den anderen nicht braucht. 2025 ist das definitiv noch nicht so. Shopify ist eine krasse Webshop-Lösung mit meiner Meinung nach noch unbrauchbaren Point-of-Sale-Kassensystemen.

Lightspeed ist ein zuverlässiges Gastro-Kassensystem mit noch nicht allzu gutem Online-Shop-Setup. Zumindest in unserer Version.

Also, wenn du aktuell eine „7cl sind Liebe“ Gutscheinkarte bei uns online unter www.lelion.net bestellst, läuft folgender Prozess ab:

Online Verkauf von Lightspeed Gutscheinkarten via Shopify.

Technisches Setup:

Shopify Shop System - Basic Plan. Aktuell 36 € pro Monat. Details zum Shop Setup lasse ich hier aus. Wichtig ist die Nutzung der kostenlosen App „Post & DHL Shipping Official“ zur Anbindung an die Label-Erstellung. Wir haben einen Artikel „50 Euro Mehrzweckgutscheinkarte im Shop angelegt.“

Lightspeed Restaurant K Serie (Details zum Lightspeed Setup lasse ich hier aus)

Labeldrucker: DYMO Labelmaker 4xl

Kundenkarten Drucker: Evolis Primacy 2

Prozess:

Ich generiere eine Mehrzweckgutschein-Serie in Lightspeed Kassensystem. Ich generiere gleich die größtmögliche Anzahl (1000 Codes). Das Generieren selbst erzeugt noch keine Gutscheine oder Werte. Es gibt erst einmal Gutscheine mit einer eindeutigen ID-Nummer und einen QR-Code im System. Diese muss man später einzeln aktivieren.

Wir vergeben einen eindeutigen Namen für die Serie, da diese Serie nur im Online Shop verkauft wird, um auch später eine Zuordnung in der Buchhaltung zu vereinfachen. Zum Verständnis: Den Wert des einzelnen Gutscheins vergebe ich bei der individuellen Aktivierung. Es wäre also auch möglich, immer unterschiedliche Werte pro Karte zu aktivieren. Wir wollen aktuell aber nur einen einzigen Mehrzweckgutschein anbieten: Wert: 50 €

Man kann die Serien-Liste bei Lightspeed exportieren. Allerdings nur mit QR-Code und UUID-Nummern. Die eigentliche Gutschein-ID-Nummer kann man nur über einen manuellen Export bekommen. Warum, versteht man, wie vieles im Leben, nicht.

Es gibt also zwei CSV-Dateien der Serie. Wir setzen eine Formel auf, um die Listen abzugleichen und erstellen eine Liste, in der pro Gutscheinserie alle wichtigen Daten enthalten sind. Dieser ordnen wir später, leider noch händisch, die Ordernummer aus Shopify zu.

Mit dieser Liste und der Kartensoftware Cardpresso drucken wir die Gutscheinkarten. Vorne Logo und „7cl sind Liebe“. Hinten dann technische Details, den QR-Code und die korrekte dazugehörige Karten-ID. Die Druckqualität ist gut. Allerdings: Wenn es kleinteilig wird, kommen leichte Unschärfen. Gerade die Rückseite bräuchte mehr „Kleingedrucktes“, um auf Nummer sicher zu gehen. Wäre nur schöner, wenn es gleicher sein könnte. Hier werden wir sicherlich in naher Zukunft extern drucken lassen oder Sleeves erstellen (Papphüllen), in denen wir die Karten ausgeben. Dann stehen die wichtigsten Bedingungen auf der Hülle.

Jetzt passiert die Magie: Ein Gutschein wird im Shop verkauft.

Aktuell verkaufen wir die Gutscheine mit einem speziellen Testrabatt von 20%. Das bedeutet, du bekommst 50 Euro Gutscheinwert mit 10 Euro Rabatt und zahlst nur 40 Euro. Money Glitch. Daher ist ausdrücklich erklärt, dass der Gutschein nur online versandt wird und nicht in der Bar abgeholt werden kann. Und auch nicht ausgezahlt werden kann. Es können damit auch nur Speisen und Getränke im oder außer Haus verzehrt werden.

Der Shopify Shop, extra auch im Artikel erklärt, erstellt keine Rechnung. Man kauft einen Mehrzweckgutschein. Hierfür darf man keine Rechnung erstellen und keine Mehrwertsteuer ausweisen. Es gibt lediglich einen Zahlungsbeleg.

Aktuell nutzen wir nur Shopify Payment, alle in Shopify gültigen Kreditkarten. Wir haben bewusst Paypal noch nicht integriert, weil hier ein zweiter Abrechnungsweg mit weiteren Gebühren entstehen würde. Wir wollen anfangs die Buchhaltung schlank halten und den Prozess checken.

Der Kunde kauft nun also einen Gutschein mit Wert 50 Euro in Shopify via Shopify Payments. Er bekommt mit Code 20% Rabatt und zahlt 40 Euro. Auftragsbestätigung, AGB und Widerrufsbelehrung gehen per Mail an den Kunden, sowie ein Zahlungsbeleg, keine Rechnung.

Wir buchen unsere GmbH im SKR 03. Der Zahlungseingang ist kein Umsatz und muss korrekt auf Buchungskonto 1796 "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen" verbucht werden. Bei Rabatt werden hier nur 40 Euro gebucht und die 10 Euro Rabatt müssen auf ein gesondertes Rabattkonto gebucht werden.

Jetzt wird eine Gutscheinkarte in Lightspeed aktiviert. Hierfür haben wir erst einmal eine weitere Zahlungsart in Lightspeed angelegt (Zahlung via Webshop). Eine Karte mit QR-Code wird im Kassensystem als „bestehender Gutschein“ mit der iPad-Kamera gescannt. Die Karte wird erkannt. Man gibt der Karte den Wert 50 Euro und rechnet über Zahlart Zahlung via Webshop ab. Die Karte hat jetzt einen Wert von 50 Euro.

Lightspeed bucht das, korrekt bei Mehrzweckgutscheinen, nicht als Umsatz oder Einnahme, sondern als "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen“. Es gibt ein sehr gutes Backend in dem imer zu jedem Zeitpunkt sehe, wieviele Gutscheine "ausgegeben wurden" und welche Summen schon eingelöst wurden.

Bedeutet hier bei der Aktivierung von 50 €: Umsatz Null Euro, aber wir „schulden einem Kunden“ nunmehr eine Verbindlichkeit in Höhe von 50 Euro. Aktuell müssen wir noch händisch die Ordernummer aus Shopify (Bestellnummer) in unserer CSV-Datei der aktivierten Karte zuordnen. So weiß ich, welcher Kunde welche Karte bestellt hat. Nach einem Weg für eine Automatisierung suche ich noch.

Die gedruckte Gutscheinkarte mit QR Code kommt aktuell noch in einen schönen Löwenumschlag mit feiner Le Lion Postkarte. Falls man „verschenken“ möchte, kann sie hier stilecht überreicht werden. Das Set „Gutscheinkarte“ in Löwenumschlag mit Löwen Postkarte kommt in einen verstärkten Umschlag, der knickgeschützt ist.

Jetzt generiere ich in Shopify ein Label. Aktuell versenden wir die Karten als DHL Maxibrief / Maxibrief mit Einschreiben. Da die Karten mit Umschlag sehr leicht sind und kein Gewicht haben, ist kein Paket notwendig. Tracking ist hier dennoch gegeben. Das Etikett wird auf dem Labelmaker 4xl ausgedruckt, das Label wird über unseren Portokassen-Zugang bei DHL (ist ein anderer Zugang als beim Paketversand) abgebucht. Die Buchungen werden pro Tag gesammelt und uns dann als Rechnung pro Tag zugeschickt. Sobald das Label gedruckt wurde, stellt der Shopify Store den Artikel auf „ausgeführt“ und schickt dem Kunden automatisiert das Tracking zu.

Der Vorteil an DHL Maxibrief Einschreiben ist, dass man ihn theoretisch einfach nur in einen Briefkasten legen kann. Wenn man schneller sein will und das Tracking bei Einlieferung direkt haben möchte, ist es aber sinnvoller, es im Shop abzugeben und es wird gleich gescannt. Ich habe das bei einigen Briefen getestet. Im Shop abgeben ist meist einen Tag schneller und es kann nicht „verloren“ gehen.

Aktuell versenden wir „inklusive Versandkosten“. Das ist aktuell auch eher der Tatsache geschuldet, dass wir die Prozesse in der Buchhaltung stramm halten möchten. Aktuell ist der Ablauf Zahlungseingang für die "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen“ via Zahlungen per Webshop. Sprich, es gehen 40 Euro plus 10 Euro Rabatt „ein“ = 50 Euro. Wir erstellen 50 Euro im Kassensystem als "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen“. Es gleicht sich aus. Ich bekomme eine Aufstellung von ca. 2,1% für die Online-Zahlung + 0,30 € für jede Online Bestellung. Diese buchen wir gegen die Einnahmen aus Online-Shop, da sie direkt von Shopify abgezogen werden, vor der Auszahlung. Wenn ich nunmehr Versandkosten berechnen würde, würde sich folgender Sachverhalt verkomplizieren: Die Gäste zahlen den Mehrzweckgutschein. Es darf keine Rechnung ausgestellt werden. Aber für Versandkosten müsste ich dann im Shop eine Rechnung erstellen und die Einnahmen aus dem Shop dann aufteilen für die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen aus Versandkosten und der "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen“. Das verkompliziert die Dinge zunächst und ich möchte den Ablauf erst einmal einfach testen.

Im Prozess habe ich diverse Fehler kennengelernt. Zum Beispiel beim Kartendrucker durch Fehleinstellung haben wir sehr schnell sehr viel teure Folien verbraucht. Von solchen Fehlern gab es etliche. Ich habe die Versandzeit am Anfang extra etwas höher eingestellt, da wir damit bei einigen Karten dann ein Tag Verzug hatten. Ebenfalls hatte ich nicht damit gerechnet, wie viele wir von den Testgutscheinen mit Rabattcode verkaufen und es hat mich die letzten drei Tage doch ziemlich eingebunden.

Allerdings kann ich jedem empfehlen, Dinge gut überlegt, gerade was die Buchhaltung angeht, dann zu testen. Mir sind in den Abläufen und durchs Feedback sehr viele Ideen gekommen, wie ich in Zukunft unsere Gutscheinstrategie noch verbessern werde.

Der Test mit dem 20% Rabattcode endet am Dienstag, bevor der Monat buchhalterisch endet. Auch das macht mir die Dinge zur Abgrenzung einfacher. Im kommenden Monat werden wir dann die ersten Gutscheine an den Start bringen und das Testen ausweiten. Auch das von mir schon einmal besprochene „Externe“ Anbieter werde ich mit aufnehmen.

Mit diesem Link landest du im Le Lion Shopify Shop. Und das Gute an Shopify ist: Mit diesem Link ist Rabattcode „Mutige20“, mit dem es beim Checkout 20% gibt, gleich aktiviert.

7cl sind Liebe - Mehrzweck Gutscheinkarte “LE LION” - 50,- Euro
“7 cl sind Liebe” Mehrzweck - Gutscheinkarte mit QR Code. Die 7cl sind Liebe Karte wird mit einer Le Lion Brief Karte und Briefumschlag verschickt. Perfekt als Geschenkt. Oder wer selbst geniessen möchte: kann sich eine tolle Karte schreiben :) Gutscheinwert: 50 Euro Die Karte wird NUR verschickt und kann NICHT in der

Aber Achtung: Nur noch gültig bis Dienstag #Abgrenzung

Wenn du Fehler siehst oder Anregungen hast, freue ich mich auf Feedback.

Bitte beachte: Ich bin kein Steuerberater oder Rechtsanwalt und übernehme für diese Auskünfte und das Setup keine Haftung. Wer Rechts- und Steuersicherheit haben will, muss seine Profis fragen.

Housekeeping:

Lightspeed Meyer Deal:

Ich habe einen Meyer Deal mit Lightspeed. Wenn Du dich für das Kassensyste, interessierst, gibt es fürs erste Jahr einen Rabatt und einen Zahlungsterminal kosntelos. Schreib mir eine mail, ich vermittle dich dann

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